Подавляющее число нынешних предприятий владеют собственными веб-ресурсами. Они публикуют новости, сведения о деятельности и обслуживают клиентов. Удобство онлайн-платформ трудно переоценить — одновременно с ними могут взаимодействовать десятки тысяч человек. Это масштабы крупного торгового центра, при этом содержать один сайт значительно проще, чем обширное офисное помещение. Однако здесь есть своя сложность: сайт невозможно потрогать, им нельзя расплатиться с поставщиками. Как же провести его по бухгалтерским документам и отразить в налоговой отчётности? Именно об этом пойдёт речь в данной статье.
Вопрос об исключительных правах
Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер при оформлении, — это вопрос владения исключительными правами на сайт. Суть в том, что в зависимости от наличия этих прав ресурс либо признаётся нематериальным активом (НМА), либо списывается в статью расходов. НМА — это если вместе с сайтом компания приобрела права на него. Если же прав нет, то отражение сайта в составе НМА законодательно запрещено, но указать затраты на его создание в отчётности всё равно придётся. В остальных случаях бухгалтер отражает сайт как НМА, хотя для этого потребуются определённые усилия.
Определить владельца сайта несложно. В преамбуле договора на разработку обычно указывается, кто обладает исключительными правами. Если сказано, что компания заключила договор об отчуждении исключительных прав на произведение, то владельцем является заказчик. Если же договор говорит лишь о праве использования, то права остаются у разработчика. Бывает, что в шапке такой информации нет, тогда бухгалтеру совместно с юристом нужно тщательно изучить весь текст соглашения. Если упоминаний о правах нет вовсе, то по умолчанию они переходят заказчику — это предусмотрено пунктом 1 статьи 1296 Гражданского кодекса РФ.
Сайт не может быть учтён как НМА, если права на него принадлежат заказчику не в полном объёме. Иногда ресурс представляет собой совокупность программы и контента. Права на контент обычно передаются, а движок сайта может остаться собственностью подрядчика. Поэтому договор необходимо читать очень внимательно. Если всё в порядке, сайт переходит к заказчику — регистрировать этот НМА нигде не требуется, если нет особого желания. Для отражения сайта в налоговой отчётности никаких специальных разрешительных документов бухгалтеру не нужно.
Определение стоимости
Отдельная задача для бухгалтера — определение стоимости создаваемого сайта. Очевидно, что разные разработчики запрашивают разную плату. Специалисты, работающие с финансами, знают, что итоговая цена складывается из стоимости отдельных услуг. Не стоит вестись на рекламу, где часто указывают минимальный тариф. В процессе работы добавляются новые опции, поэтому стоимость НМА может вырасти в разы. Чтобы не оказаться в невыгодной ситуации, нужно понимать основные статьи расходов:
- Разработчики, как правило, требуют предоплату, поскольку перед началом работы им необходимо приобрести доменное имя и оплатить хостинг — за свой счёт этого делать никто не будет.
- Многие сайты работают на системах управления контентом (CMS), некоторые из которых являются платными.
- В договоре прописывается необходимый функционал, часто реализуемый с помощью плагинов — за многие из них также нужно платить.
- Потребуются средства на интеграцию сайта с системами бухучета и CRM для работы с клиентами.
- Может взиматься плата за лицензионные системы защиты сайта, но этот момент оговаривается индивидуально.
Стоит отметить, что некоторые сайты создаются индивидуально, с нуля. Такие проекты стоят дороже, так как разработчикам приходится писать оригинальный код. Отдельно оплачивается работа дизайнеров над уникальным внешним видом и фирменным стилем. Также потребуются вложения в продвижение сайта в поисковых системах. Наполнение контентом можно поручить специализированным агентствам, что сэкономит время. Желательно консультироваться с разработчиками, чтобы по незнанию не приобрести ненужный функционал. Профессионалы всегда готовы обосновать необходимость своих решений, поэтому не стесняйтесь обращаться за разъяснениями.
Срок полезного использования
Ни в одном стандартном документе не указано, на какой срок сайт передаётся заказчику. Оговаривается лишь дата внесения платы за хостинг и домен. Поэтому, если необходимо установить срок полезного использования, руководитель организации фиксирует это в приказе за своей подписью. Обычно это требуется в случаях, когда сайт признаётся НМА — на такой актив можно начислять амортизацию. Но здесь есть нюанс: при отсутствии официально установленного срока полезного использования амортизация начисляется из расчёта в 10 лет. Это указано в пункте 2 статьи 258 Налогового кодекса РФ.
При проверке налоговики обязательно обратят на это внимание, поэтому бухгалтеру нужно быть готовым приводить контраргументы. Срок полезного использования в данной ситуации устанавливается предприятием самостоятельно, поэтому применение десятилетнего периода не всегда правомерно. Проще, если сайт не признаётся НМА, тогда затраты на его создание списываются единовременно — в этом случае установленные сроки помогут корректно планировать будущие расходы. Учитывайте, что минимальный срок полезного использования для программных продуктов обычно составляет не менее двух лет.
Сроки периодически следует пересматривать, но только в том случае, если у компании сохраняется возможность получать от актива экономические выгоды. В Налоговом кодексе указано, что нематериальным активом признаётся только тот сайт, на создание которого затрачено более 100 тысяч рублей. В бухгалтерском учёте этот порог ниже — 40 тысяч рублей. Эти затраты бухгалтер относит на счёт 08 с детализацией по субсчёту 5. Перед вводом в эксплуатацию бухгалтер переносит проводку на счёт 04, а при начислении амортизации используется счёт 05. Важно помнить, что амортизация начисляется только при возможности достоверно определить срок полезного использования.
Нематериальные активы и амортизация
Основные условия для признания сайта нематериальным активом:
- Полное владение исключительными правами.
- Затраты на создание не менее установленного лимита (в налоговом учёте — 100 тыс. руб., в бухгалтерском — 40 тыс. руб.).
- Установленный срок полезного использования более одного года.
- Наличие документов, подтверждающих право на актив.
- Способность ресурса приносить экономическую выгоду в будущем.
Только после точного определения, является ли сайт НМА, можно приступать к списанию расходов. Процесс начинается со следующего месяца после размещения ресурса на хостинге. Поэтому решение о признании сайта НМА нужно принимать оперативно, в этом случае потребуется подготовка соответствующих документов.
К первой-седьмой группе амортизации сайт относится, если срок его полезного использования не превышает 20 лет. Для бухгалтера это удобно возможностью выбора как линейного, так и нелинейного метода налогового учёта — по усмотрению специалиста. Отсчёт ведётся с момента ввода сайта в эксплуатацию, так как его разработка может длиться месяцами. Часто подобные сложности возникают, если сайт создаётся собственными силами — начинающие разработчики иногда ошибочно полагают, что это просто.
К восьмой-десятой группе амортизации сайт относят, когда установленный срок полезного использования превышает 20 лет. В этом случае применяется исключительно линейный метод налогового учёта. В бухгалтерском же учёте можно выбрать любой из трёх методов: линейный, уменьшаемого остатка или списания стоимости пропорционально объёму продукции. Чтобы максимально сблизить бухгалтерский и налоговый учёт, организациям рекомендуется применять единые методики амортизации.
Как списать затраты
Если сайт не соответствует критериям признания НМА, то нужно решить, как списать затраты на его создание. Бухгалтер должен отразить эти расходы в составе текущих затрат. В налоговом учёте предлагается два основных пути: сумму затрат можно постепенно распределить на несколько периодов либо списать единовременно. Последний вариант, как правило, считается более выгодным для большинства компаний, хотя и несёт определённые риски.
В подпункте 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса предусмотрено списание расходов на приобретение прав на программное обеспечение и базы данных. Единовременное списание подходит организациям, которые относят подобные расходы к косвенным затратам — их отражают в периоде возникновения. Многие специалисты считают этот метод наиболее приемлемым и удобным для оформления затрат на разработку сайта. Налоговые органы зачастую настаивают на постепенном списании — такой способ для компании менее выгоден, но гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Осторожные и начинающие бухгалтеры также часто отдают ему предпочтение.
В бухгалтерском учёте альтернативы нет, если можно проследить чёткую связь между расходами и будущими экономическими выгодами, затраты следует списывать через счёт 97 «Расходы будущих периодов». В течение срока полезного использования бухгалтер равномерно включает их в состав расходов на продажу или общехозяйственных расходов. Предпочтительнее выбирать единообразный метод списания — большинство проверяющих не станут акцентировать внимание на таком незначительном расхождении при условии, что принцип учёта последователен. Это также позволяет избежать применения ПБУ 18/02.
О расхождениях, доменах и хостинге
Встречаются и другие ситуации: компания получает полные исключительные права на сайт, но его стоимость ниже установленного лимита. В таком случае лучше не отступать от требований бухучета — даже если возникнет расхождение с налоговой отчётностью, в балансе предпочтительнее указать сайт в составе НМА. Правда, это спровоцирует возникновение отложенного налогового обязательства и налогооблагаемой временной разницы.
Исключительные права на систему управления контентом, как правило, остаются у разработчика. Пользователь приобретает лишь лицензионный ключ. В таком случае стоимость ключа можно отнести к расходам на НМА, а последующие затраты — к текущим. Если изначально НМА был отнесён к текущим расходам, то и с ключами стоит поступить аналогично. CMS чаще всего учитывается по той же статье, что и сам сайт. Если система является мультидоменной и обслуживает несколько сайтов, то затраты на неё следует рассматривать как расходы на самостоятельное, отдельное программное обеспечение.
Небольшим компаниям невыгодно содержать собственные серверы, поэтому они арендуют место на серверах хостинг-провайдера. За эти услуги вносится ежемесячная плата, размер которой зависит от выбранного тарифа. В бухгалтерском учёте подобные затраты отражаются в составе коммерческих или общехозяйственных расходов, аналогично другим текущим затратам организации. В налоговой отчётности эта статья расходов включается в состав затрат на производство и реализацию.
Заключение
Качественный сайт — это визитная карточка современной организации. Для некоторых видов деятельности его наличие даже является лицензионным требованием. Бухгалтеру важно знать, как правильно распределить расходы на создание интернет-ресурса и избежать проблем при налоговых проверках. Работа с нематериальными активами требует внимательности, но при грамотном подходе сайт станет источником дохода и увеличит клиентопоток. Это разумное вложение средств компании, поэтому при учёте НМА бухгалтер должен быть полностью подготовлен.
