Заявки вручную переносятся в CRM, счета собираются по шаблону, отчёт каждую неделю сводится из трёх таблиц. По отдельности это минуты, а за год — сотни рабочих часов.
Запишите свои ручные операции: сколько минут занимает одна, как часто повторяется и сколько сотрудников её делает. Калькулятор покажет, сколько времени и денег уходит на рутину за год и сколько освободится после автоматизации.
Как пользоваться калькулятором
- Замените примеры своими операциями или добавьте новые кнопкой «Добавить операцию». Лишние строки удаляются крестиком.
- Для каждой операции укажите, сколько минут она занимает за один раз, сколько раз повторяется в день, неделю или месяц и сколько сотрудников её выполняют.
- В поле «Заберёт автоматизация» оцените, какую часть работы можно отдать роботу. Полностью механические действия — 90–100%, где нужен человек на проверку — 50–70%.
- Укажите стоимость часа сотрудника вместе с налогами, чтобы увидеть экономию в рублях.
Как считается результат
Часы в год = минуты за раз × сколько раз × число повторов в году × сотрудники / 60
Ежедневная операция повторяется столько раз, сколько в году рабочих дней (по умолчанию 247), еженедельная — рабочие дни / 5, ежемесячная — 12 раз. Освободившееся время — это часы в год, умноженные на долю автоматизации. Рабочий день считается равным 8 часам, месяц работы — рабочим дням в году / 12.
Чтобы учесть отпуска и больничные, уменьшите число рабочих дней: например, 227 вместо 247 при отпуске 28 календарных дней.
Что обычно автоматизируют в первую очередь
- Перенос заявок с сайта, почты и мессенджеров в CRM и таблицы.
- Выставление счетов, договоров и актов по шаблону.
- Регулярные отчёты по продажам, рекламе и финансам.
- Напоминания клиентам и сотрудникам, рассылки по событиям.
- Ответы на типовые вопросы клиентов — чат-бот в Телеграм или на сайте.
- Сверку данных между сервисами: CRM, бухгалтерией, складом.
Начинать выгоднее с операций в начале списка «Что автоматизировать в первую очередь» — они освобождают больше всего часов.
Что делать с результатом
Если автоматизация освобождает сотни часов в год, её стоимость обычно окупается за несколько месяцев. Мы связываем сервисы и собираем сценарии на n8n — подробнее на странице «Автоматизация бизнеса на n8n».
